Agenda Jaarvergadering 2020 (geactualiseerd)

Geactualiseerd: per 30 april 2020 is zoals eerder aangekondigd het bij agendapunt 10 onderliggende document ‘concept-statuten 2019 Harddraverijvereniging Heemskerk’) toegevoegd. Per 12 mei is het verslag van de Kascontrolecommissie toegevoegd bij agendapunt 5.

De voor 12 mei 2020 geplande jaarvergadering kan in verband met de coronacrisis geen doorgang vinden. Het bestuur van de harddraverijvereniging heeft daarom moeten besluiten de vergadering tot nader order uit te stellen. Afhankelijk van hoe de maatregelen zich ontwikkelen, zal zo spoedig mogelijk een nieuwe datum worden belegd. De jaarvergadering was reeds grotendeels voorbereid toen bleek dat deze geen doorgang kon vinden. Daarom treft u de agenda hieronder vast aan. Afhankelijk van de nieuwe datum is het mogelijk dat er nog aanpassingen of aanvullingen aan de agenda plaatsvinden.

N.B. De vergaderstukken, waaronder de begroting voor 2020, zijn opgesteld vóórdat de coronacrisis zich in Nederland en de rest van de wereld manifesteerde. Het is niet uitgesloten dat de crisis (aanzienlijke) financiële consequenties heeft voor de vereniging: immers, onze sponsors en vaste partners worden, zoals bijna iedereen, hard getroffen door de situatie waarin wij ons nu bevinden. Wat die consequenties precies zijn is echter op dit moment nog onmogelijk in te schatten, dus we hebben de begroting hier vooralsnog niet op aangepast. Gelukkig kunnen we over 2019 een prachtig resultaat noteren, zodat we vanuit een sterke positie de unieke uitdagingen van 2020 tegemoet kunnen treden.

Vooralsnog gaat het bestuur ervan uit dat de omstandigheden het op 3 september a.s. weer toelaten om de kortebaandraverij te organiseren – net als de rest van het programma van de Heemskerkse kermis. Dat is voor alle Heemskerkse ondernemers, kermis- en kortebaanliefhebbers, en zeker ook voor de trainers, eigenaren en rijders van de paarden, van het grootste belang en daar zullen wij ons dan ook vol voor inzetten. Wij volgen de richtlijnen van de gemeente en de paardensportbonden bij het treffen van de nodige voorbereidingen, en houden u via deze website op de hoogte.

Agenda (klik hier voor een printbare versie)

  1. Opening
  2. Ingekomen stukken en mededelingen
  3. Terugblik kortebaan 2019
  4. Toelichting op de jaarstukken 2019
    Notulen ALV 2019
    Jaarverslag 2019
    Jaarrekening 2019
  5. Verslag/verkiezing kascommissie.
    N.B. De kascommissie heeft ‘op afstand’ de jaarrekening en alle onderliggende stukken kunnen controleren, en van haar bevindingen op 2 mei verslag gedaan met als conclusie de ALV voor te stellen de penningmeester en het bestuur decharge te verlenen.
  6. Vaststelling van de jaarstukken
    Notulen ALV 2019
    Jaarverslag 2019
    Jaarrekening 2019
    – Verlening van decharge aan het bestuur
  7. Presentatie en goedkeuring van de begroting (opgenomen in de Jaarrekening 2019)
    – Verwachte consequenties nieuwe wetgeving Kansspelbelasting voor de afdrachten uit de totalisator met ingang van 2021
    – Discussie over mogelijke dekking van de hierdoor te voorziene tekorten door toekomstige verhoging van de ledencontributie en/of de entreeprijs aan de kassa
    – Voorstel om het Jubileumfeest 2020 (95-jarig bestaan), gezien de voorziene tekorten met ingang van 2021, niet te vieren en in te zetten op grootse viering van het 100-jarig bestaan in 2025
  8. Bestuursverkiezingen
    – Jan Nijman, penningmeester, is reglementair aftredend en herkiesbaar
  9. Pauze
  10. Statutenwijziging harddraverijvereniging
    – De huidige statuten van de harddraverijvereniging dateren van 2 november 1993 en zijn op punten aan actualisatie toe. Met het oog op de verwachte terugloop van de inkomsten uit de totalisator met ingang van 2021, stelt het bestuur voor naast deze actualisatie de mogelijkheid te creëren van een aanvullende (optionele) lidmaatschapsvorm. Doel hiervan is om in de toekomst meer opbrengst uit contributies te genereren. Deze lidmaatschapsvorm moet nog worden uitgewerkt, en de statutenwijziging voorziet uitsluitend in het creëren van de mogelijkheid hiertoe (de huidige statuten onderscheiden alleen ‘leden’ en ‘ereleden’). De concept-statuten zijn inmiddels door de notaris opgesteld (klik link om te downloaden).
  11. Beschikbaar stellen van de jaarlijkse gift aan een instelling of activiteit
    – Voorgesteld wordt een gift van € 1.000 toe te kennen aan Tennisclub Marquette, als bijdrage aan de upgrade van de kantine t.g.v. het 60-jarig bestaan. De harddraverijvereniging maakt jaarlijks met medewerking van de tennisclub gebruik van de kantine voor de lunch van de officials.
  12. Inleiding/presentatie door een gast (in verband met uitstel van de vergadering is de gast nog niet bekend)
  13. Rondvraag en sluiting
  14. Jaarlijkse verloting